PREGUNTAS FRECUENTES
SERVICIO FIRMA DIGITAL
Si estás consultando esta página es porque quieres digitalizar la firma de algún documento.
A continuación tienes explicados todos los detalles para mandar a paseo todo el papeleo (precios, formas de pago, beneficios y preguntas frecuentes.)
Precio
- cuota mensual: 30€/mes (pago recurrente por disponer del servicio).
- coste consumo: 0,25€ por petición de firma enviada*.
- notificación por SMS (opcional): 0,07€/sms
- configuración de un escenario de firma: desde 90€ (pago único)
(más abajo tienes información sobre qué es un escenario) - No hay permanencia. Tras el primer mes, puede darte de baja.
* En documentos donde se recogen más de 10 firmas se aplica un suplemento.(más abajo tienes más detalles.)
Formas de pago
- Mediante domiciliación bancaria.
- Al contratar el servicio se cobra el 100% de los escenarios a configurar
- La cuota mensual se empieza a pagar cuando se activa el entorno de firma real.
(no pagas nada durante el proceso de configuración) - Cada mes se factura por el consumo de peticiones enviadas durante el mes anterior.
(pagas por lo que realmente utilizas)
En resumen, una vez que tengas el servicio activo recibes una factura con el coste mensual más el coste proporcional de todas las peticiones que hayas enviado durante el mes anterior.
Por ejemplo, si has enviado 25 peticiones de firma te saldría a pagar un total de 36,25€
30€ de la cuota mensual + 6,25 por las peticiones enviadas (25*0,25)
Beneficios
- Frenar el estrés que produce la realización de esta tarea.
Una vez que se notifica al participante que debe firmar la documentación, es muy habitual que haya que estar detrás para que lo haga. ¿A quién le gusta ir recordando las cosas a los demás?...
Es preferible que una máquina se encargue del seguimiento y centrarnos en supervisar. Esto crea un ambiente de trabajo mucho más agradable. - Completar antes este compromiso normativo.
¿Has calculado cuánto tiempo inviertes en enviar recordatorios, escanear y archivar?.
Con la firma digital automatizas la mayor parte de esas tareas -en algunos casos al 100%- - Mejorar el porcentaje de documentos firmados.
No hay secretos ni magia. Los resultados mejoran porque facilitas el proceso.
Tus destinatarios podrán firmar desde cualquier dispositivo con conexión a internet utilizando su mano o el ratón. - Sacar partido a tu base de datos.
No tienes que perder tiempo escribiendo los mismos datos en diferentes sitios. Los documentos se autorellenan.
(no te va a bailar la letra de un DNI) - Imagen de negocio moderna.
Sin realizar inversiones desorbitadas ofreces esa imagen a tus clientes. Te diferencias de los que toadvía andan empapelados con hojas físicas... no te verán como un proveedor casposo.
¿Fundae acepta este tipo de firma?
En 2021 se dejó blanco sobre negro, es decir en BOE, que se podía usar la firma digital en la documentación de cursos bonificados.
Fue un bombazo... un cañonazo que se oyó en la luna.
¿Cuánto tiempo voy a tener que invertir para configurarlo?
Tú no tienes que configurar nada, lo hacemos todo nosotros.
Lo único que debes hacer es darnos los documentos que quieres firmar.
Nosotros los convertimos en un formulario, hacemos que los programa de Gesforma y Viafirma intercambien datos entre sí, y personalizamos la imagen, el tono y los textos de los correos que va a recibir el destinatario.
¿Quién certifica el proceso de firma?
El proceso de firma se lleva a cabo a través del proveedor Viafirma
(en nuestro sector es conocido porque Fundae lo usó durante mucho tiempo en su aplicativo).
¿Cuándo puedo empezar a enviar mis peticiones de firma?
Para configurarlo todo calcula un tiempo de espera aproximado de 5 semanas (depende de nuestra carga de trabajo en ese momento)
Una vez transcurrido ese plazo puedes empezar a enviar firmas con validez real.
¿La documentación puede firmarse sin tener certificado digital?
Sí es posible.
Nosotros recomendamos establecer una política de firma basada en el trazo. De esta manera facilitas que la persona pueda firmar con su dedo.
También podemos configurar una petición para que se firme mediante el ratón, un código SMS, un certificado, o combinado varios elementos.
¿Qué es un escenario?
Hablamos de un escenario al conjunto de documentos que hay que firmar para resolver una tarea.
Por ejemplo, en el recibí del participante el escenario estaría compuesto del documento que recoge los requisitos de la normativa, más el cuestionario y el diploma o certificado.
¿Es posible incluir más de un documento en un escenario?
Sí.
Una petición de firma no está limitada al número de documentos sino al número de campos dinámicos (150 aprox.) que se recogen durante la firma.
Un campo dinámico es cualquier dato que incluye el destinatario manualmente, o que Gesforma lo inserte en el documento porque tú lo tienes indicado en tu cuenta.
Esto permite que por ejemplo en un escenario de firma puedas recoger el contrato de encomienda, el SEPA y la ficha de matrícula al mismo tiempo.
¿El destinatario puede adjuntar archivos al documento firmado?
Sí, es posible configurar la petición para adjuntar imágenes, documentos en pdf, docx, xls...
Por ejemplo, al tratar con empresas que tienen RLT, el firmante puede incluir el informe favorable de la RLT como documento adjunto en la petición para llevar a cabo la formación contratada.
¿Puedo actualizar la documentación una vez configurado el escenario?
Sí es posible, pero tiene un coste asociado (varía en función de la complejidad del cambio).
Si al final no se firma el documento, ¿tengo algún coste?
Sí.
Se contabiliza la primera comunicación enviada al destinatario para informarle que tiene un documento pendiente de firma.
¿Se envían recordatorios automáticos?
Sí, puedes configurar que se envíen hasta 9 veces.
(los recordatorios enviados no contabilizan para el consumo)
¿Recibo un aviso cuando el documento se firma?
Sí.
(también puedes indicar que no, así evitas que se te llene el correo de mensajes de confirmación)
¿El documento lo pueden firmar varias personas?
Sí.
El sistema está configurado para que el documento lo firme uno o varios destinatarios.
Por ejemplo es válido para recoger el contrato de encomienda, la ficha de inscripción en el curso, la entrega del recibí al participante a la finalización, un control de asistencia,...
(Más abajo te mostramos vídeos con ejemplos de uso).
Importante: al calcular el consumo de un documento firmado por varias personas se aplica un suplemento de 0,25 céntimos por cada tramo de 10 firmas a partir de la firma número 11.
(las primeras 10 firmas están incluidas en el coste de envío de la petición)
Si el documento lo firman 15 personas el coste total sería de 0,50
(0,25 por las primeras 10 más 0,25 por el segundo tramo de 5). Y así sucesivamente.
nota: si la firma del destinatario aparece en varias partes del documento solo contabiliza como una firma.
¿Puedo enviar desde mi cuenta de Gesforma peticiones de firma de diferentes entidades?
Sí, es posible enviar peticiones de firma de diferentes entidades.
Pero, debes tener en cuenta que necesitas contratar una licencia de firma independiente para cada identidad corporativa que se configure.
Por identidad corporativa se entiende:
- el logo y nombre de la empresa (presente en los emails de notificación y el formulario de firma)
- los colores de la botonera, los datos de contacto y el aviso legal.
En la siguiente imagen puedes ver cómo aparecen estos elementos en el email de petición de firma sobre un control de asistencia para Fundae.
Una entidad puede tener configurados ilimitados escenarios de firma.
¿Es posible que distintos usuarios realicen el seguimiento a una petición?
Sí, es posible que varias personas realicen el seguimiento de una petición.
Por ejemplo, un comercial puede iniciar una solicitud de firma, y los técnicos de administración también pueden estar atentos para asegurarse de que se complete la firma.
¿Cómo sabe el técnico que debe empezar a realizar su parte del trabajo?
El técnico puede saber que debe empezar su parte del trabajo dependiendo del contexto. Por ejemplo, en situaciones que involucran a comerciales, es recomendable usar el listado de solicitudes. Así, cuando el documento esté firmado, el comercial puede actualizar el estado de la solicitud para que el técnico sepa que todo está listo y debe proceder con su parte.
¿Los documentos firmados donde se archivan?
Los documentos firmados se archivan según las características del escenario. Por ejemplo, si se trata de un contrato de encomienda, puedes acceder al documento desde varias secciones del programa: el listado general de peticiones de firma, las solicitudes y la empresa.
(Este detalle se determina al configurar la plantilla del escenario de firma).
¿Se pueden adaptar los formularios de Gesforma a mis necesidades?
Sí, puedes personalizar los formularios de Gesforma para que se ajusten a tus necesidades.
Por ejemplo, en el formulario externo desde el cual se envían peticiones, es posible ocultar ciertos campos para facilitar y acelerar su completado.
Ejemplos de uso
A continuación te mostramos como se resuelven dos escenarios de firma:
- Contrato de encomienda: orientado a resolver el escenario en una visita presencial (también podría enviarse online).
- Comunicación de fin al participante bonificado: se entrega al participante el recibí, el cuestionario de Fundae y su diploma/certificado. (puedes enviar más de un diploma)
Contrato de encomienda
Comunicación fin a participante bonificado
¿Qué tengo que hacer para contratar el servicio?
Escríbenos a [email protected] para confirmarte las fechas disponibles para empezar.
